1.- Asignar a cada documento que debe afectar la contabilidad, las cuentas contables.
En Menú General => Parámetros generales => Mantenimientos, seleccionar Definición de cuentas de contabilidad,
complementar los siguientes campos:
Diario: digitar el mismo tipo de documento, ejemplo: si el documento es el KA en diario se debe digitar KA.
Cta. Contabilidad: se deberá digitar la cuenta de contabilidad a la cual se efectuara el asiento contable, dependiendo del tipo de documento (si va a ventas o devoluciones s/ventas, compra, bancos si es un pago de cliente o si le pagamos a un proveedor, etc.)
Si se tienen definidas clasificación de documentos, en la clasificación de documentos también se puede definir la cuenta de afectación contable, la cual puede ser a una cuenta completa ( cuenta de mayor + sub-cuenta +...) o solo poner el ultimo nivel de afectación contable y el o los niveles superiores a este se pone en la parte de definición de documentos. Ejemplo: Tenemos que la cuenta de mayor de bancos es 111 y las sub-cuentas 001 Banamex, 002 Banorte, 003 Serfin..., y tenemos el documento AC que corresponde a los Pagos de los clientes, y este documento AC tiene como clasificación del documento 3 clasificaciones:
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Clasificación |
Descripción |
|
01 02 03 |
Banamex Banorte Serfín |
En Cta. Contabilidad del documento AC se debe digitar 111 que es la cuenta de mayor de bancos,
y en la clasificación de documentos en la cuenta se deberá digitar:
Impuestos 1,2 y 3: se deberá digitar el numero de la cuenta a la cual se deberá hacer la afectación del impuesto correspondiente al importe de la afectación anterior (Cta. Contabilidad), ya sea que aplique a un solo impuesto, 2 o tres..
Tamaño de la sub-cuenta: se deberá digitar el número de dígitos de la sub-cuenta de clientes o proveedores, para que la afectación sea al número de cliente del documento, el cual deberá coincidir con el número de la sub-cuenta de contabilidad de la cuenta del cliente o proveedor..
Nota: Si se deja en ceros, la afectación contable se hará únicamente a la cuenta especificada en menú Menú General => Cuentas por cobrar => Mantenimientos => tipos de clientes -campo -Cta. contabilidad. Sin importar el número de cliente que tenga el documento. O Menú General => Cuentas por pagar => Mantenimientos => tipos de proveedor.
Fecha de aplicación contable: digitar la fecha a partir de la cual se deberá hacer la afectación contable automática.
Nota: a partir de la fecha que se digite aquí, el sistema hará la afectación contable, cualquier documento capturado (nuevo o ya existente) con fecha anterior a esta, no afectará a la contabilidad.
2.-Asignar la cuenta contable a la clasificación de documentos, en caso de que existiera clasificación de documentos.
En Menú General => Parámetros generales => Mantenimientos, seleccionar Tabla de clasificación de documentos,
.
Completar los siguientes campos:
Cuenta contable: digitar la cuenta de afectación contable. Esta puede ser una sub-cuenta, o sub-sub-cuenta, dependiendo del ultimo nivel de aplicación de la cuenta que se requiere, siempre y cuando en el documento se ponga la parte superior faltante de la cuenta. Ejemplo: Tenemos que la cuenta de mayor de bancos es 111 y las sub-cuentas 001 Banamex, 002 Banorte, 003 Serfin...,
y tenemos el documento AC que corresponde a los Pagos de los clientes, y este documente AC tiene como clasificación del documento 3 clasificaciones:
En Cta. Contabilidad del documento AC se debe digitar 111 que es la cuenta de mayor de bancos, y en la clasificación de documentos en la cuenta se deberá digitar:
3.- Definir la cuenta de contabilidad de clientes o Proveedores..
En Menú General => Cuentas por cobrar => Mantenimientos, seleccionar Tipos de clientes,
donde se complementarán los campos:
Cta. en Contabilidad: Se deberá digitar el número de la cuenta que corresponde a clientes en Contabilidad.
Nota: si la afectación se va hacer a cada cliente, en este campo se deberá digitar la cuenta de mayor de clientes, y en Menú => Parámetros generales => Mantenimientos => Definición de cuentas de Contabilidad campo – Tamaño de la sub-cuenta se deberá digitar el número de dígitos de la sub-cuenta de clientes en contabilidad.
Marcar que tipos de impuesto aplica para este tipo de cliente.
De acuerdo a los impuestos que aplique que se marquen en esta opción, se tomara de la parte donde se definió en el documento cada cuenta contable par la aplicación de los impuestos, la(s) cuenta(s) que correspondan a cada impuesto a aplicar.
Esto se debe hacer por cada tipo de cliente que se tenga definido.
Hacer este mismo procedimiento en proveedores asignando la cuenta de proveedores.
4.- Asignar a todos los clientes y proveedores el tipo de cliente o proveedor que le corresponda.
Nota: si algún cliente o proveedor no tiene asignado tipo de cliente o proveedor, o el tipo de cliente o proveedor no existe, cuando se haga la afectación contable, la póliza de estos documentos quedara descuadrada por falta de la cuenta de cliente o proveedor para hacer la afectación.
5.- Definición de tipo de diario en el sistema de contabilidad.
En Menú General => Contabilidad => Mantenimientos seleccionar Diarios contables,
Donde se deberán registrar como diario contable cada uno de los documentos definidos en siavcom que deban hacer afectación a contabilidad.
Ejemplo: tipo de documentos: FE : Facturación electrónica en pesos
FL : Facturación electrónica en dólares
NE : Nota de crédito en pesos
NL : Nota de crédito en dólares
aquí se deberán definir lo siguientes diarios:
FE : Facturación electrónica en pesos
FL : Facturación electrónica en dólares
NE : Nota de crédito en pesos
NL : Nota de crédito en dólares
Diario: digitar el tipo de documento del siavcom.
Descripción: digitar la descripción o nombre del documento.
Cons.: Digitar el numero para el consecutivo del diario.
Forma de impresión: digitar el nombre de la forma de impresión de la póliza en caso de que lo tuviera.
Inicializable cada periodo: Seleccionar No porque viene del siavcom, y es un número consecutivo.
Tipo: Seleccionar el tipo de diario a que corresponda, ejemplo: Si hablamos de un documento de pago de los clientes AC se debe elegir Deposito, si se trata de un documento de pago a proveedores, AP, se debe elegir Cheque.
Cuenta principal de afectación: se deja en blanco.
Moneda: seleccionar la moneda del documento.
6.- Definir la fecha de actualización en línea.
En Menú General => Contabilidad => Mantenimientos, seleccionar Parámetros generales.
En esta opción solo se debe completar el campo:
Fecha mínima de aplicación en línea: Digitar la mínima fecha a partir de cuando se comienza la aplicación en línea.
Nota: Esta fecha es muy importante, si esta fecha no se digita, aunque los documentos tengan fecha de aplicación, la aplicación en línea no se efectuara, o si existe algún documento con fecha de aplicación menor a esta fecha, tampoco será aplicado.