1.- Asignar a cada documento las cuentas contables de acuerdo al sistema de contabilidad que las va a importar.
En Menú General => Parámetros generales => Mantenimientos, seleccionar Definición de cuentas de contabilidad,
complementar los siguientes campos:
Diario: digitar el tipo de diario, el cual es reconocido por el sistema que las va a importar.
Ejemplo: para crear pólizas externas para Contpaq, los tipos de diario son: 1 = Ingresos, 2 = Egresos , 3 = Diario, 4 = Cuentas de orden.
Cta. Contabilidad: se deberá digitar la cuenta de contabilidad a la cual se efectuara el asiento contable, dependiendo del tipo de documento (si va a ventas o devoluciones s/ventas, compra, bancos si es un pago de cliente o si le pagamos a un proveedor, etc.)
Ejemplo: si hablamos de Contpaq, y la cuenta de contpaq esta compuesta por 3 niveles, donde el primer nivel tiene 3 dígitos, el segundo nivel 2 dígitos y el tercer nivel 5 dígitos, (XXX-XX-XXXXX), estamos hablando de una cuenta de 10 dígitos en general, por lo tanto la cuenta contable en este caso sera digitada con todos sus digitos. Digamos que la cuenta de mayor de ventas es la 401 y no tiene mas niveles, entonces la cuenta que se deberá digitar para la afectación contable sera:4010000000. Se debe completar con ceros hasta obtener los 10 dígitos requeridos por Contpaq (00 para subcuenta y 00000 para sub-sub-cuenta).
En estos campos, la cuenta de afectación que se debe digitar será:
-si el documento es una factura de clientes, se debe digitar la cuenta a la que se hace el abono contable.ejem. Ventas.
-si el documento es un pago del cliente, se debe de capturar la cuenta a la que se hace el cargo contable, ejm. Bancos
En caso de tener definido clasificación de documentos, en la clasificación de documentos también se puede definir la cuenta de afectación contable, la cual puede ser a una cuenta completa ( cuenta de mayor + sub-cuenta +...) o solo poner el ultimo nivel de afectación contable y el o los niveles superiores se pone en la parte de definición de documentos. Ejemplo: Tenemos que la cuenta de mayor de bancos es 111 y las sub-cuentas 01 Banamex, 02 Banorte, 03 Serfin..., y tenemos el documento AC
que corresponde a los Pagos de los clientes, y este documento AC tiene como clasificación del documento 3 clasificaciones:
En cuenta contable de la definición de documentos se digita 111 y en cuenta contable de la clasificación de documentos se debe digitar el siguiente nivel de afectación. De acuerdo a las pantallas mostradas, en el momento de generar las pólizas externas de este documento, la cuenta de afectación en la póliza quedará: 111001 o 111002 .. esta cuenta para contpaq estaría bien, si el total de dígitos de las cuentas requeridas por contpaq fuera de 5 dígitos, pero si los dígitos requeridos en contpaq es de 10 (XXX-XX-XXXXX), entonces la cuenta contable en definición de documentos sería 111, y la cuenta contable en la clasificación de documentos seria: 0100000 para Banamex, 0200000 para Banorte y asi sucesivamente. Quedan la cuenta en la generación de pólizas 1110100000 o 1110200000 ....
Impuestos 1,2 y 3: Mismo procedimiento que en el campo anterior, solo que aquí se deben digitar las cuentas de impuestos, en caso de que hubiera afectación a cuentas de impuestos.
Tamaño de la sub-cuenta: se deberá digitar el número de dígitos del ultimo nivel de afectación de la cuenta del clientes o proveedores, para que la afectación sea al número de cliente del documento, el cual deberá coincidir con el número del ultimo nivel de afectación de la cuenta de contabilidad del cliente o proveedor..
Nota: Si se deja en ceros, indica que en contabilidad solo se lleva el control de clientes y proveedores a nivel global.
La cuenta de afectación a clientes o proveedores se debe especificar en Menú General => Cuentas por cobrar => Mantenimientos => tipos de clientes o proveedores -campo -Cta. contabilidad.
Fecha de aplicación contable: digitar la fecha a partir de la cual se deberá hacer la afectación contable automática. Para la generación de pólizas externas, este dato no importa.
2.- Definir la cuenta de contabilidad de clientes o Proveedores..
En Menú General => Cuentas por cobrar y/o Cuentas por pagar => Mantenimientos, seleccionar Tipos de clientes y/ o proveedores,
donde se complementarán los campos:
Cta. en Contabilidad: Se deberá digitar el número de la cuenta que corresponde a clientes o proveedor en Contabilidad.
Nota: si la afectación se va hacer a cada cliente, en este campo se deberá digitar la cuenta de mayor de clientes, y en Menú => Parámetros generales => Mantenimientos => Definición de cuentas de Contabilidad campo – Tamaño de la sub-cuenta se deberá digitar el número de dígitos de la sub-cuenta de clientes en contabilidad.
Ejemplos: si la cuenta de mayor de clientes es la 128, y esta cuenta tiene 2 sub-cuentas una 01 para clientes de pesos y 02 para clientes de dolares, y en contabilidad se llevara el global de clientes y proveedores, aquí se debera digitar: 1280100000 para el tipo de clientes en pesos y 1280200000 para el tipo de clientes en dolares. Esto me indica que debo tener definidios 2 tipos de clientes, uno para dolares y otro para pesos, y cada cliente debe tener asignado su tipo de cliente, de acuerdo a si es en dolares o en pesos.
Si, en Menú => Parámetros generales => Mantenimientos => Definición de cuentas de Contabilidad campo – Tamaño de la sub-cuenta se digitó 5, esto indica que en contabilidad se lleva el control por cada cliente y/o proveedor, entonces en este campo, siguiendo con el ejemplo de la cuenta, se deberá digitar 12801 para clientes en pesos y 12802 para clientes en dolares, y los digitos faltantes serán completados por el sistema, tomando los últimos 5 digitos del código de clientes o proveedores.
Marcar que tipos de impuesto aplica para este tipo de cliente.
De acuerdo a los impuestos que aplique que se marquen en esta opción, se tomara de la parte donde se definió en el documento cada cuenta contable para la aplicación de los impuestos, la(s) cuenta(s) que correspondan a cada impuesto a aplicar.
Esto se debe hacer por cada tipo de cliente que se tenga definido.
Hacer este mismo procedimiento en proveedores asignando la cuenta de proveedores.
4.- Asignar a todos los clientes y proveedores el tipo de cliente o proveedor que le corresponda, esto se hace en
Menú General => Cuentas por cobrar y/o Cuentas por pagar => Mantenimientos, seleccionar Clientes y/o Pproveedores,
Nota: si algún cliente o proveedor no tiene asignado tipo de cliente o proveedor, o el tipo de cliente o proveedor no existe o el tipo de proveedor no tiene afectación contable, cuando se generen las pólizas, la póliza de estos documentos quedara descuadrada por falta de la cuenta de cliente o proveedor para hacer la afectación.